О компании-заказчике
Шымкентский пивоваренный завод – один из крупнейших производителей пива в Казахстане, работающий как с крупными дистрибьюторами, так и с розничными клиентами. Завод стремился к полной цифровизации производственных, финансовых и логистических процессов, чтобы повысить эффективность управления, снизить затраты и улучшить контроль на всех этапах бизнеса.Задачи проекта
- Внедрение 1С:ERP для Казахстана как единой системы управления бизнесом.
- Автоматизация производственного учета, продаж, складского учета, финансов и закупок.
- Интеграция с 1С:Документооборот для цифровизации согласования и документооборота.
- Разработка готового модуля интеграции с Microsoft Power BI для быстрой аналитики.
- Автоматизация работы торговых представителей с помощью мобильного решения Агент+.
- Обеспечение надежной ИТ-инфраструктуры и быстродействия системы.
Решение
В рамках проекта была внедрена комплексная экосистема на базе 1С:ERP, охватывающая все ключевые бизнес-процессы предприятия.
1. Производственный учет и себестоимость
- Оперативный учет на всех этапах (сусло, зеленое пиво, фильтрация, розлив).
- Автоматизация расчета себестоимости продукции с учетом плотности и экстрактивности.
- Контроль возвратных отходов и автоматическое распределение затрат.
- Внедрение “Дерева себестоимости” – расшифровка всех затрат по партиям.
- Единый прайс-лист для дистрибьюторов с автоматическим учетом скидок.
- Упрощенная цепочка продаж: заказ → доверенность → отгрузка → ТТН → ЭСФ → СНТ.
- Учет возвратной тары (30 и 50-литровые кеги) по складу и у контрагентов.
- Мобильное приложение для торговых агентов с GPS-трекингом и задачами.
- Автоматизация Казначейства: заявки на платежи, графики платежей, учет кредитов.
- Полная интеграция с банк-клиентами для выгрузки и загрузки платежей.
- Контроль дебиторской и кредиторской задолженности.
- Интеграция с 1С:Документооборот для согласования закупок.
- Автоматизация формирования заказов поставщикам.
- Полный контроль движения материалов и остатков на складах.
- Готовый модуль интеграции с Power BI для аналитики продаж, складов, себестоимости.
- Автоматическое обновление отчетности на основе данных из 1С.
- Полная цифровизация завода – все процессы теперь в единой системе 1С:ERP.
- Снижение ошибок учета – автоматизация процессов свела к минимуму ручные операции.
- Ускорение принятия решений – благодаря аналитике в Power BI.
- Оптимизация работы с дистрибьюторами – автоматизация скидок и возвратной тары.
- Контроль затрат и себестоимости – детальный анализ расходов на всех этапах производства.li>
- Комплексный подход – внедрение сразу нескольких решений 1С в одной системе.
- Готовые решения – модуль для Power BI, интеграция с Агент+, документооборот.
- Экспертиза в производственных проектах – успешный опыт цифровизации заводов.
- Высокая квалификация команды – консультанты с опытом работы в крупных предприятиях.
КАК АВТОМАТИЗАЦИЯ ПРОЦЕССОВ УПРОЩАЕТ ВЕДЕНИЕ БИЗНЕСА?
Автоматизация процессов производства является одной из ключевых стратегий современного бизнеса. Эта технологическая трансформация влияет на разнообразные аспекты бизнеса, обеспечивая оптимизацию, повышение конкурентоспособности, а также прозрачность и лёгкость во взаимодействии с клиентами и партнёрами. Однако мы решили подойти к этому вопросу комплексно, уделяя внимание всем направлениям нашей деятельности.
В первую очередь, мы оптимизировали учёт кег-тары и процессы отгрузки со склада. Сейчас это происходит автоматически с использованием программного обеспечения. Это важный аспект для пивоваренного завода, поскольку объем реализации напрямую зависит от доступных кег и их возврата со стороны клиентов.
Единая цепочка процессов позволяет автоматически передавать все необходимые для согласования документы. Менеджеры размещают заказы, бухгалтера на основе этой информации подготавливает пакет документов для подписи руководством в момент отгрузки. Следующее звено – маркировка со стороны логистов, после чего полностью обработанная заявка попадает на склад, где уже заранее отпускается необходимое количество кег для производства и дальнейшей транспортировки.
Более того, автоматизация позволила упростить многие процессы, в которых ранее могли возникать ошибки из-за ручного ввода информации. Возврат и выкуп тары, доставка, производство, расчет себестоимости, планирование работы агента по закупкам и планирование продаж – всё это выстроено в удобной для пользователя системе, что помогли минимизировать ошибки и человеческий фактор.
Таким образом, благодаря учету кег-тары и автоматизации процессов, мы повышаем эффективность отгрузки со склада и обеспечиваем точность в учете товаров и документообороте.
Однако автоматизация коснулась не только этапа отгрузки и логистики. Важное внимание мы уделили и производственным процессам.
Нам удалось разработать систему, позволяющую оперативно получать отчёты о плотности, экстрактивности начального сусла, веса и других качественных характеристиках прямо в процессе производства. Для этого мы выпускали продукцию в различных объемах тары и проводили расчеты на основе технического сырья. Такой учёт позволяет отслеживать остатки полуфабрикатов с учётом плотности сырья и планировать дальнейший выпуск и продажи. А это в свою очередь позволяет учесть все возможные затраты на выпускаемую продукцию.
Такой подход позволил получить всю необходимую информацию буквально в течение месяца, а не как раньше, в конце отчётного периода. Это позволило ускорить закрытие периода и создать прозрачную систему перераспределения расходов, накладных и расходов от вспомогательного производства. Также мы смогли получить точную себестоимость конечного продукта, в том числе дополнительных расходов, которые обычно не учитывают при производстве. Это позволяет точно понимать объёмы и стоимость производства, а также какие материалы или полуфабрикаты использовались в каждой конкретной варке пива. Мы также смогли определить потери за период и варку, а вся информация о производстве теперь хранится в системе и может быть использована для составления отчётности.
Не менее важными в нашей модернизации стали процессы автоматизации продаж. Благодаря этому мы смогли значительно ускорить процесс отгрузки и уменьшить время простоя автомобилей. Так заказ транспорта происходит автоматически, что исключает человеческий фактор и возможные ошибки при вводе данных, как это было ранее.
Также мы смогли автоматизировать расчёт скидок и цен. Теперь они присваиваются автоматически индивидуально каждому клиенту на основе показателей их работы за прошлый месяц. Это стимулирует наших контрагентов увеличивать свои продажи. Подобным образом нам удалось поступить и в накопительной системе скидок 1С-Битрикс, что существенно сократило время, затрачиваемое менеджерами для получения этой информации. Теперь они знают заранее, какая скидка будет предоставлена клиенту в следующем месяце. Разумеется, все эти значения могут быть вручную подкорректированы бухгалтерами или менеджерами, что также сразу же отображается в системе, тем самым обеспечивая полную прозрачность процесса.
Тут важно чуть подробнее остановиться на том, как система производит расчёт скидок. Программа учитывает целый ряд показателей работы клиента:
· Оборачиваемость тары;
· Наличие просроченной дебиторской задолженности;
· Объёмы отгрузки.
Именно эти три основных показателя учитываются при расчёте скидок и цен индивидуально для каждого клиента.
Более того, благодаря учёту тары, о чём мы писали выше, мы оперативно получаем информацию о наличии кег и объёмах, которые мы можем поставить и продать. Ещё один немаловажный фактор – это возможность видеть информацию о просроченных кегах у наших клиентов. Это позволяет нашим менеджерам оперативно связываться с клиентами и требовать возврата просроченных кег. Ну и наконец, благодаря такому подходу к работе, мы можем видеть актуальную информацию о кегах, которые находятся в пути: отправленных клиентами нам или наоборот ожидающих доставку. Соответственно, мы можем грамотно планировать производство, в том числе учитывая предполагаемую дату получения этих кег. Это позволяет избежать ненужных расходов, когда нет возможности отправить клиенту пиво из-за отсутствия тары, например.
Наш кейс наглядно показывает, что автоматизация блока CRM имеет ряд неоспоримых преимуществ. Мы можем эффективно управлять учётом оборудования в торговых точках, отслеживать планы продаж по каждому менеджеру, автоматизировать работу торговых представителей через мобильное приложение и многое другое. В плане B2B-взаимодействия, мы наладили автоматическую рассылку отчётов, актов сверки и объёмов отгрузки, что значительно повысило эффективность работы наших менеджеров.
А благодаря тому, что мы отказались от использования сторонней системы, мы значительно снизили наши ежегодные затраты и при этом расширили функционал существующей системы. Было автоматизировано планирование посещений агентов и внесение информации о вторичных продажах. Теперь в нашей базе данных можно формировать как первичные, так и вторичные продажи клиентов одновременно. Ранее это требовало ручной работы с двумя разными источниками данных.
Об автоматизации документооборота хотелось бы поговорить отдельно. Ведь это позволило нам эффективно планировать и отслеживать результаты собраний и исполнение принятых решений. Легко как фиксировать результаты, так и следить за их реализацией.
Однако этот процесс в нашем случае пошёл ещё дальше. Мы полностью автоматизировали согласование заявок, наше казначейство и склад.
Автоматизация согласования заявок позволяет согласовывать большое количество электронных и печатных документов, которые ранее требовали ежедневной подписи финансового и исполнительного директоров. Теперь подписать все необходимые документы можно в том числе удалённо, работая вне офиса. Для этого достаточно лишь иметь на своём смартфоне мобильное приложение.
Подобным образом обстоят дела и с автоматизацией казначейства. Она включает автономное формирование графика платежей и согласование заявок на расход денежных средств по аналогии с подписью документов. Более того нами были внедрены отчеты о задолженности по клиентам и поставщикам с учетом просрочки долга, а также интеграция с банком для автоматической выгрузки платежей и учета кредитов и депозитов. Это позволяет грамотно планировать денежные средства, предотвращать кассовые разрывы и эффективно работать с дебиторской задолженностью. Теперь наши менеджеры всегда видят полную финансовую картину и могут оперативно взыскивать просроченную задолженность.
Но наиболее значимая трансформация произошла при автоматизации склада. Новаторский подход позволил полностью отказаться от тетради кладовщика, в которую ранее записывалось расположение всех товаров. Сейчас система автоматически разделила весь склад на зоны хранения с указание всех типов товаров и информации по ним. Был разработан специальный отчет по производству и хранению готовой продукции, который позволяет оперативно отслеживать отгрузку и поступление товаров, а также сравнивать их с отгрузкой по клиентам для проверки корректности. Это, во-первых, исключает риск ошибки из-за человеческого фактора, а во-вторых, значительно упрощает работу кладовщика. Автоматизация складского процесса повысила эффективность работы, облегчила ручной труд и ведение документации, которая ранее осуществляли через Excel.
В целом, проделанная работа по полной автоматизации предприятия позволила облегчить управление персоналом и саму работу. Мы наладили автоматизацию 37 печатных форм на казахском и русском языках. Проделанная работа позволила расширить функционал для учёта заработной платы, кадром компании и начисления резервов. Появилась возможность настройки посменного графика работ. ЗУП с расширенной настройкой также позволяет отражать и начислять ДС по подразделениям с возможностью более гибкого учета затрат для производственных компаний, что отличает ее от типовых решений.
В число преимуществ внедрённой системы можно отметить следующие аспекты:
· Автоматизация учета сырья и незавершенного производства с учетом качественных характеристик и детализации до ЦКТ, силоса и т.д.
· Автоматизация начисления учета акциза, отсутствующего в типовой конфигурации ERP.
· Учет арендованных основных средств, залогов и залога по кредитам для балансового учета, а также учет сертификатов соответствия.
· Отдельный результат работы для некоторых подразделений через функционал структурных подразделений.
· Отчетность по видам операций, начислениям акцизов, предреализации, списаниям и перемещениям в розничный магазин.
· Доработка блока счет-фактур для корректной работы отображений и расчетов акциза.
Отдельно был проработан блок закупок. Так, в рамках интеграции и автоматизации был реализован учет заказов поставщиков и учет закупок в разрезе проектов. Создан отчет по закупкам и по подразделениям для периодов. Он позволяет своевременно отслеживать объем заказов каждого подразделения. Также нами было обеспечено хранение сканированных документов по поставщикам и их передача в отделы для формирования заявок на оплату.
Вся проделанная работа по автоматизации процессов производства, по сути, предоставила нашему предприятию множество инструментов для повышения эффективности, снижения издержек и упрощения управления. Это позволяет нам быть более конкурентоспособными, а также успешно адаптироваться к быстро меняющейся реальности современного рынка.