В Mary Kay мы пришли буквально на месяц на поддержку устаревшей системы электронного документооборота, период эксплуатации которой заканчивался. А в итоге задержались на годы и внедрили здесь массу полезных систем. У нас поинтересовались, можем ли мы посоветовать софт с учетной системой, стабильно работающий с аккаунтами тысяч консультантов по красоте и содержащей тысячи товарных позиций. Мы предложили начать со стандартной 1С:бухгалтерии для Казахстана и посмотреть, как она себя проявит. Поскольку это решение было буквально на порядок дешевле, чем планировавшееся к установке, руководство согласилось на эксперимент. Он закончился удачно для всех сторон. Первое, что нам удалось сделать — это победить беспорядок. Стоявшая до того система была такой, что никто не мог с ней по сути взаимодействовать. Аудиторы получали множество пространных excel-таблиц, ориентироваться в которых было физически невозможно. Им приходилось многое принимать на веру. Перепроверить что-либо было нереально. Главный бухгалтер также не до конца понимала, что происходит в недрах системы. Накопилась масса странностей. Не была предусмотрена, например, такая простая вещь как авансы. После перехода на 1С всплыло огромное количество ошибок по всем разделам. На их устранение ушло немало сил и времени, но главное, что появилась прозрачность. Аудиторы могли теперь найти причину каких-то нестыковок, а бухгалтерия обоснованно с ними при случае спорит. Мы внедрили также в Mary Kay параллельный управленческий учёт по американскому стандарту GAAP. Работы тут еще продолжаются, но основу мы, несомненно, заложили. Мы автоматизировали расчёт комиссионных вознаграждений, довольно быстро адаптировав российский модуль под Казахстан. И дальше в одиночку провели интеграцию основной системы с десятком модулей, включая «1С:Зарплата и управление персоналом», «1С:Документооборот», и рядом сторонних систем. В итоге данные перемещаются между базами незаметно для пользователя. Отпала необходимость в двойном-тройном дублировании информации со всеми вытекающими бонусами: отсутствием ошибок и несоотвествий, неэффективным расходыванием времени персонала и его раздражения от неинтересной, тупой работы. Спустя два года после нашего появления в Mary Kay начало использоваться складское решение JDE от Oracle. Оно была также интегрировано нами с 1C. То есть бухгалтерию мы подружили со складом. Это позволяет сегодня на лету формировать электронные счета-фактуры по пяти тысячам сделок ежедневно. Также это дало возможность вести учёт по источникам происхождения, и легко создавать СНТ в автоматическом режиме — те же пять тысяч уникальных документов в день. Это, как известно, является сегодня «неразрешимой» проблемой для массы игроков на рынке. Мы упростили тем самым жизнь и компании, и ее партнерам — консультантам по красоте. Если у них вырастают обороты, то они начинают работать как индивидуальные предприниматели. Таких партнеров у Mary Kay в Казахстане около тысячи. И, соответственно, они обязаны размещать ЭСФ на государственном портале. Не все из них дружат с компьютером и хотят тратить на это время. Мы написали модуль, который формирует для них ЭСФ – им остается только подгрузить документы на сайте. Сейчас нами тестируются также электронные акты выполненных работ. Мы продолжаем развивать систему документооборота. В компании очень много самобытных процессов, которые мы автоматизировали. Когда, например, делается заявка на перемещение товаров, можно, не переходя в бухгалтерию, сразу видеть остатки на складах. Заявки на оплату из системы документооборота автоматически попадают в свою очередь в бухгалтерскую систему. По нажатию кнопки формируется налоговая отчётность, допустим, 200 или 300 форма… В Mary Kay мы решили также важную для компании проблему, связанную с «деньгами в пути», когда человек оплачивает свой заказ через терминал Qiwi, Касса24 и тому подобные, но сумма попадает на счет только спустя время. Эти деньги стали видны системе, что ускорило и упростило работу с партнерами. В целом мы сэкономили благодаря автоматизации и сотрудникам, и партнерам компании множество часов жизни.